You are using an outdated browser. For a faster, safer browsing experience, upgrade for free today.

Loading...

Digitalisera

Kom igång

Den enkla förklaringen till att bli en digital kund är - leverera allt material digitalt. Bra! Nu är du digital. Sen finns det lite mer att ordna men det tar vi i olika steg.

Vad behövs
Emailadresser till Fortnox
Fortnoxlicens
Scanner
Fotoapp
Bankkopplingar

Emailadresser
Beroende på hur stor du är så behövs olika mycket ordnas. Men för att vara 100% digital är det bäst att ordna allt. Till Fortnox (arkivplats / inbox) finns två emailadresser. Dessa får du av oss och adresserna börja på inbox.lev för leverantörsfakturor och inbox.ver till allt annat. Du kan med fördel lämna ut inbox.lev adressen till dina leverantörer så att de mailar direkt till Fortnox.

Fortnoxlicens
Om du är riktigt liten behövs ingen egen Fornoxlicens men för övriga är det bra. Med en egen licens kan du se vilka fakturor som finns inskickade och bokförda. Du kan även dra filer (drag & drop) till Fortnox istället för att maila.
Utvecklingen går mer och mer mot att e-fakturor eller pdf-fakturor skickas direkt till Fortnox. Det är då viktigt att du har bevakning på dessa. Se Fortnox som din brevlåda.

Scanner
En scanner kan finnas som både en fysisk scanner eller som en app i mobilen. Har du mycket som ska scannas är en riktig scanner överlägsen, kvaliteten blir också bäst. Men om du har lite eller befinner dig utanför kontoret kan det fungera med en scanner i mobilen. I iPhone finns redan en scanner i appen Anteckningar. En annan app vi testat och som är bra är "Genius Scan - PDF Scanner" som finna att ladda ner från AppStore.

Fotoapp
För att hantera kvitton bör du ha en fotoapp. Fortnox har en inbyggd fotoapp i sin app (gratis) och vi erbjuder en app som heter EkoPic FX (mindre engångssumma). Båda finns att ladda ner från AppStore. För mer avancerade användare och som hanterar en större mängd kvitton erbjuder Fortnox en tjänst och app som heter Kvitto & Resa. Diskutera med oss.
Självklart kan du även i undantagsfall fota en faktura eller ett verifikat men fotoapparna bör främst användas till kvitton.

Bankkopplingar
För det allra minsta kunderna är det inte nödvändigt men för övriga sätter vi upp bankkopplingar. Detta för att kunna skicka in och utbetalningar med filer mellan bank och Fortnox. Finns även övriga fördelar. Vi hjälper dig med att beställa och sätta upp kopplingarna.

Digitala flöden
E - faktura
PDF - faktura
Papper (bild)

Digitala flöden

E - faktura
Den mest digitala fakturan är e-fakturan. Den skickas från leverantören direkt till Fortnox där den automatiskt tolkas och bokförs.

PDF - faktura
Den vanligaste varinaten av en digital faktura är pdf-fakturan. Den kan skickas av leverantören direkt till Fortnox via inbox.lev - adressen eller till din egna mailkorg. I det fall fakturan skickas till dig kan du antingen vidarbefodra mailet till Fortnox via inbox.lev - adressen eller dra filen med drag & drop.

Papper
En pappersfaktura eller ett kvitto måste digitaliseras. Scanna eller foto med någon av fotoapparna som nämns ovan. Fakturor bör scannas men kan i undantagsfall även fotas. Därefter ska den digitala fakturan eller kvittot mailas eller dras till Fortnox.

Kommunikation

Med hjälp av Fortnox-app så kan man enkelt chatta med varandra. Bra då t.ex. material saknas eller något bör klargöras. Självklart använder vi även mail. För möten eller demonstrationer använder vi programmet Zoom.